ISO 16175-2:2011 Информация и документация. Принципы и функциональные требования к записям в среде электронного офиса. Часть 2. Руководящие указания и функциональные требования к системам управления цифровыми записями.

Стандартный №: ISO 16175-2:2011
Дата публикации: 2011
Разместил: International Organization for Standardization (ISO)
Последняя версия: ISO 16175-2:2011

сфера применения: Область применения этой части ограничена продуктами, которые часто называют «системами управления электронными записями» или «системами управления корпоративным контентом». В этой части термин «системы управления цифровыми записями» будет использоваться для тех программных приложений, основной функцией которых является управление записями. Он не стремится устанавливать требования к записям, которые все еще используются и хранятся в бизнес-системах. Цифровые объекты, созданные с помощью электронной почты, текстовых редакторов, электронных таблиц и приложений для работы с изображениями (например, текстовые документы, а также неподвижные или движущиеся изображения), если они идентифицированы как имеющие коммерческую ценность, должны управляться в рамках систем управления цифровыми записями, которые соответствуют установленным функциональным требованиям. в этой части. Записи, управляемые системой управления цифровыми записями, могут храниться в различных форматах носителей и могут управляться в гибридных агрегатах записей, которые включают как цифровые, так и нецифровые элементы. В этой части не делается попытка включить требования, которые не являются специфическими для управления записями или не являются необходимыми для него, например, общие требования к управлению системой и проектированию. Он также не включает требования, общие для всех программных приложений, такие как производительность, масштабируемость и удобство использования. Учитывая целевую аудиторию этого документа, он также предполагает определенный уровень знаний о разработке спецификаций проектирования, процессах закупок и оценки, и поэтому эти вопросы не рассматриваются в этой части. Хотя они и не включены в требования этой части, важность функциональных требований, не связанных с управлением записями, для систем управления записями признается посредством их включения в модель высокого уровня, изложенную в Разделе 4.2: Обзор функциональных требований. Спецификации долгосрочного хранения цифровых записей также выходят за рамки этой части; этот вопрос следует решать отдельно в рамках специальной структуры цифрового хранения или «цифрового архивирования» на стратегическом уровне. Эти соображения по сохранению цифровых данных выходят за рамки жизни систем и не зависят от системы; они должны быть оценены в конкретном плане миграции и конверсии на тактическом уровне. Тем не менее, необходимо учитывать необходимость вести записи в течение всего времени, пока они необходимы, а также учитывать потенциальные проблемы устаревания формата при применении функциональных требований. В этой части сформулирован набор функциональных требований к системам управления цифровыми записями. Эти требования применяются к записям независимо от носителя, на котором они были созданы и/или хранились. Требования предназначены для: a) установления процессов и требований для идентификации записей и управления ими в системах управления цифровыми записями; б) определить функциональные возможности управления записями, которые должны быть включены в спецификацию проекта при создании, обновлении или приобретении программного обеспечения систем управления цифровыми записями; c) информировать о функциональных требованиях к управлению записями при выборе коммерчески доступных систем управления цифровыми записями; и d) проанализировать функциональные возможности управления записями или оценить соответствие существующей системы управления цифровыми записями.

ISO 16175-2:2011 Ссылочный документ

ISO 15489-1:2001 Информация и документация. Управление записями. Часть 1. Общие сведения.
ISO 16175-1:2010 Информация и документация. Принципы и функциональные требования к записям в среде электронного офиса. Часть 1. Обзор и изложение принципов.
ISO 23081-1:2006 Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей. Часть 1. Принципы.
ISO 23081-2:2009 Информация и документация. Управление метаданными для записей. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы реализации.
ISO 2788:1986 Документация; Рекомендации по созданию и развитию одноязычных тезаурусов
ISO 5964:1985 Документация; Рекомендации по созданию и развитию многоязычных тезаурусов
ISO/TR 15801:2009 Управление документами. Информация, хранящаяся в электронном виде. Рекомендации по достоверности и надежности.

ISO 16175-2:2011 История

2011 ISO 16175-2:2011 Информация и документация. Принципы и функциональные требования к записям в среде электронного офиса. Часть 2. Руководящие указания и функциональные требования к системам управления цифровыми записями.